Раздел График работы сотрудников

Когда вы приглашаете пользователей системы в свою компанию и они принимают ваше приглашение, они становятся сотрудниками с определенным графиком работы.

В момент создания приглашения помимо основных данных также заполняются данные по графику сотрудника, дате его трудоустройства и первой смене, часам работы. Когда сотрудник примет ваше приглашение, его график работы будет автоматически рассчитан и добавлен в этот раздел, при условии что у вас создан график работы на год.

Для того чтобы создать график на год нажмите на кнопку Добавить график на год, система автоматически создаст календарь на текущий или ближайший за ним год. Календарь учитывает выходные и праздничные дни по производственному календарю РФ. График можно также удалить, нажав на кнопку Удалить график, будьте аккуратны, если вы случайно удалите график на год, то все связанные состояния сотрудников в этом графике будут также безвозвратно удалены.

Для того, чтобы удалить сотрудника из графика, нажмите на соответствующую кнопку наведя на строчку с сотрудником графике. Добавить сотрудника обратно в график можно нажав на кнопку Добавить сотрудника в график в нижней части страницы.

Если у сотрудника меняется график, например был 2/2, а с какого-то момента он переходит на график 5/2, график можно отредактировать с конкретной даты и он пересчитается, для этого нажмите на соответствующую кнопку наведя на строчку с сотрудником графике.

Состояния в графике

График работы по дням может быть заполнен одним из возможных состояний:

Выходной - отсутствие какого-либо состояния в указанную дату.
Доп. смена - дополнительная смена которую взял сотрудник за рамками своего рабочего графика с указанием времени такой смены.
Смена - рабочая смена, рассчитываются автоматически исходя из указанного для сотрудника графика с указанием времени такой смены.
Замена - рабочая смена по замещению, какого-либо сотрудника отсутствующего на рабочем месте в свою смену по причине Отпуска, Болезни и т.д. с указанием времени такой смены.
Отпуск - состояние отражающее что сотрудник находится в отпуске, в конкретный день
Отгул - состояние отражающее что сотрудник находится в отгуле, в конкретный день. Под отгулом может пониматься дополнительный оплачиваемый день отпуска или же отпуск за свой счет. Это дополнительное состояние чтобы различать Отпуск и еще какое-то отсутствие сотрудника на рабочем месте по уважительной причине.
Прогул - состояние отражающее пропуск рабочей смены по не уважительной причине.
Болезнь - состояние отражающее пропуск рабочей смены по причине болезни.
Уволен - состояние отражающее факт, что сотрудник был уволен.

Для каждого дня в графике может быть указано один или несколько состояний. Например сотрудник находится в отпуске, но согласился выйти на замену какого-либо сотрудника. Тогда в его графике на этот день будет установлен и отпуск и замена.

Дни с состоянием Выходной - не могут иметь других состояний.
Дни с состоянием Уволен - не могут иметь других состояний.
Дни с состоянием Смена - не могут иметь других состояний.
Дни с состоянием Доп.смена - могут пересекаться с состоянием Отпуск.
Дни с состоянием Замена - могут пересекаться с состоянием Отпуск, Отгул.
Дни с состоянием Отпуск - могут пересекаться с состояниями Доп.смена, Замена, Больничный.
Дни с состоянием Отгул - могут пересекаться с состояниями Доп.смена, Замена, Больничный.
Дни с состоянием Больничный - могут пересекаться с состоянием Отпуск.
Дни с состоянием Прогул - не могут иметь других состояний.

В случае, если вы попытаетесь добавить состояние, которое не может пересекаться с другими состояниями, то уже указанные состояния будут заменены на добавляемое. Например, если у сотрудника установлены рабочие Смены, а вы добавляете состояние Отпуск в эти дни, то Смены будут удалены, система предупредит об этом перед добавлением нового состояния.

Для того, чтобы добавить состояние в график, наведите курсор мыши на нужную дату в строке сотрудника и нажмите появившуюся кнопку +, выберите тип состояния и укажите другие для него параметры. Также добавить состояние в график можно по кнопке Добавить состояние в нижней части страницы.

Можно отредактировать или удалить ранее добавленное в график состояние сотрудника, для этого наведите на него мышью и выберите нужную из появившихся кнопок.

Создать состояние Замена для сотрудника можно когда вы создаете для другого сотрудника одно из следующих состояний Отпуск, Отгул, Больничный, Прогул. То есть состояние отсутствия первого сотрудника на рабочем месте, будет связанно с состоянием второго сотрудника Замена, пока длится состояние отсутствия первого сотрудника на рабочем месте. Если удалить состояние отсутствия первого сотрудника на рабочем месте, то будет удалена и связанная с ним замена.

Состояние Уволен добавляется в график работы сотрудника в день и до конца недели, когда он был уволен и в последующую неделю за неделей увольнения. После этот сотрудник просто будет отсутствовать в графике. Уволенных сотрудников можно принудительно отображать в графике установив соотвествующий фильтр для списка сотрудников.

Вид просмотра

График можно просматривать в календарном представлении таб Календарь где доступно отображение по неделям и по дням. В варианте отображения по дням, рабочие, доп.смены и замены отображаются с точностью до часа на таймлайне календаря.

Также доступен просмотр графика для конкретного сотрудника, для этого вам необходимо переключиться на таб Сотрудники и выбрать соответствующего сотрудника.

Выгрузка графика в Excel

Вы можете выгрузить график в Excel, для этого нажмите на соответсвующую кнопку в правом верхнем углу раздлела Графики работы сотрудников. После выберите год и месяц, за который необходимо выгрузить график, по умолчанию установлен текущий месяц и год, а так же выберите сотрудников в табличной части, график по которым необходимо выгрузить. После выполнения описанных действий нажмите на кнопку Выгрузить график в Excel.

В Excel файле, помимо представления о состоянии сотрудников в каждый день месяца дополнительно будет расчет в сменах/днях и часах: сколько сотрудник отработал смен и часов, а так же допсмен и часов, сколько дней находился в отпуске, сколько дней не находился на рабочем месте по болезни или неуважительной причине.