Первичная настройка

Профиль компании

1. В меню перейдите Управление компанией - Профиль компании.
2. Проверьте корректность указанных данных в профиле, при необходимости внесите корректировки. Изменить данные можно нажав на кнопку Редактировать в правом верхнем углу.

Роли и права

1. Ознакомьтесь с описанием раздела Роли и права модуля Управление компанией, чтобы корректно создать нужные Роли в системе.
2. В меню перейдите Управление компанией - Роли и права.
3. В правом верхнем углу нажмите кнопку Добавить новую роль.
4. Задайте название Роли и укажите соответствующие для нее права.
5. Повторите предыдущие пункты для всех ролей которые существуют в вашей компании.

Управление персоналом

1. В меню перейдите Управление компанией - Управление персоналом.
2. В правом верхнем углу нажмите кнопку Добавить сотрудника.
3. На открывшейся странице выберите один из вариантов:
   1. Зарегистрировать нового сотрудника - используйте, когда у вашего сотрудника еще нет учетной записи в системе ЦАРТ, это наиболее вероятный сценарий, но лучше уточнить у сотрудника есть ли у него учетная запись. Укажите все параметры, которые отмечены звездочкой. В качестве контактных данных (E-mail и номер телефона) лучше указывать личные данные сотрудника (не забудьте взять у него разрешение), чтобы в будущем ваш сотрудник мог использовать систему, если он уволится и устроится в другую компанию.
   2. Найти в системе - используйте, когда у вашего сотрудника уже есть учетная запись в системе ЦАРТ, иными словами он уже зарегистрирован как пользователь. Поиск пользователей системы осуществляется по e-mail или телефону, система выдает результат поиска только по полному совпадению, поэтому указывайте почту или телефон целиком, телефон лучше указывать без +7 или 8. После того как пользователь найден, он отобразится ниже в таблице, нажмите кнопку пригласить и заполните необходимые поля.
4. Вне зависимости от того пригласили ли вы уже существующего пользователя система ЦАРТ или создали нового, пользователь должен принять приглашение на вступление в компанию. Приглашения приходят на почту и в раздел Профиль пользователя.

Промежуточный итог

После того, как вы выполнили все действия указанные выше, необходимо чтобы все ваши сотрудники приняли приглашение от вашей компании в разделе Трудовые отношения в своем Профиле. В случае если вы регистрировали нового сотрудника, на указанную для него почту прийдет письмо со ссылкой на завершение регистрации. При переходе по ссылке система попросит установить пароль для учётной записи и после он сможет принять приглашение.

Пока вы ждете от сотрудников принятия Приглашений от вашей компании, заполните следующие разделы.

Заказчики

Не обязательный, но рекомендуемый для заполнения раздел. Если заполнить раздел заказчиков вы сможете: строить отчеты по оборудованию заказчика, фильтровать и группировать реестр оборудования по заказчикам и т.д.

1. В меню перейдите Обслуживание лифтов - Заказчики
2. В правом верхнем углу нажмите кнопку Добавить заказчика
3. В открывшемся окне укажите ИНН заказчика, система проведет поиск в базе ЕГРЮЛ и предложит вариант с названием компании, нажмите на него.
4. Нажмите кнопку Добавить.
5. Повторите инструкцию для всего списка ваших партнеров

Оборудование

Самый сложный или скорее долгий и скрупулезный этап первичной настройки - занести все объекты оборудования в систему. Чем больше у вас лифтов и другого оборудования на обслуживании, тем больше времени придется потратить на его добавление в систему.

При добавлении оборудования через Excel файл, пожалуйста указывайте адреса в формате Город, Улица, Дом, Корпус/Строение. По возможности перед городом указывать еще и Область.

Мы используем систему стандартизации адресов, поэтому вероятно, что записанный вами адрес без указания Города расшифрует с ошибкой или вообще не будет распознан. Если вам необходимо указать уточнения к адресу для лифта, например подъезд где установлен лифт или его дополнительный идентификатор например "1ый подъезд, самый левый из группы", используйте поле Уточнение к адресу установки.

При занесении оборудования в систему рекомендуется заполнить Дату последнего ТО (технического обслуживания), это пригодится для настроек в последнем шаге.

1. В меню перейдите Обслуживание лифтов - Оборудование. Есть два варианта добавления оборудования: занесение информации о каждом оборудовании в систему через интерфейс самой системы или через загрузку предварительно подготовленного Excel файла.
   1. Занесение информации через интерфейс системы.
      1. В правом верхнем углу нажмите кнопку Добавить оборудование.
      2. Заполните все поля, отмеченные звездочкой в подразделе Основная информация.
      3. Дополнительно можно заполнить техническую информацию об оборудовании в подразделе Дополнительная информация
      4. После заполнения, нажмите кнопку Добавить оборудование, система вернет вас на изначальную страницу или Добавить и создать еще, тогда оборудование будет добавлено и сразу откроется новая форма для заполнения информации о следующем оборудовании.
   2. Занесение информации через Excel файл поможет сократить время на добавление большого количества оборудования.
      1. В правом верхнем углу нажмите кнопку Добавить оборудование.
      2. В открывшейся форме заполнения информации об оборудовании в правом верхнем углу нажмите кнопку Добавить несколько объектов.
      3. На открывшейся странице появится Инструкция, из которой можно скачать шаблон Excel. Следуя инструкции скачайте и заполните шаблон. За один раз через шаблон можно загрузить не более 500 объектов Лифтов или другой подъемной техники, то есть добавить в шаблон не более 500 строк.
      4. Сохраните заполненный шаблон и перетащите его в указанную на странице с инструкцией область.
      5. После загрузки шаблона, в левом нижнем углу нажмите на кнопку Перейти к проверке.
      6. В случае, если в Excel файле будут обнаружены ошибки заполнения, система покажет эту информацию на экране. Необходимо будет перейти в каждый лифт заполненный с ошибками и исправить их. При открытии страницы с данными лифта, система укажет на поля заполненные с ошибками. После устранения ошибок в правом нижнем углу нажмите кнопку Далее, в прочем, можно нажать кнопку Далее и без исправления ошибок, тогда оборудование заполненное с ошибками просто не будет добавлено в список оборудования. Так же на этом и следующем шаге в правом нижнем углу будет доступны кнопки Продолжить позже и Отмена. Продолжить позже вернет вас в список оборудования, при этом сохранит промежуточный прогресс и вы сможете вернуться к исправлению загруженного списка лифтов. Кнопка Отмена сбросит весь прогресс и ранее загруженный файл прийдется загрузить еще раз.
      7. После исправления ошибок или в случае если их не было, система отобразит список всех загруженных лифтов, настоятельно рекомендуем хотя бы мельком пролистать список и проверить адреса, что они были распознаны корректно.
      8. После проверки на предыдущем шаге в правом нижнем углу вы можете нажать кнопку Добавить оборудование или Добавить и загрузить еще один файл. В первом случае оборудование будет добавлено и система вернет вас на страницу со списком оборудования, во втором система предложит загрузить еще один шаблон со следующей пачкой оборудования.

Управление ТО и РД

Для контроля проведения Технического обслуживания на лифтах и другом оборудовании, необходимо создать регламент. Система будет контролировать когда было проведено последнее ТО и создавать Событие в день, когда будет необходимо провести следующее.

Именно для этого мы рекомендовали занести данные о дате последнего ТО при добавлении оборудования, если этого не было сделано, ничего страшного. При добавлении оборудования к

1. В меню перейдите Обслуживание лифтов - Управление ТО и РД
2. В правом верхнем углу нажмите Добавить регламент.
3. Убедитесь что в открывшемся окне активный таб Техническое обслуживание (он всегда активный по умолчанию при нажатии кнопки Добавить регламент).
4. Укажите:
   1. Приоритет - влияет на ранжирование Событий в общем списке.
   2. Название - в целом может быть любое, понятное для вас.
   3. Как часто - обычно выбирается каждый месяц и указывается период 1.
   4. Описание - заполните описание для этого регламента ТО. Обычно тут указывают перечень работ которые необходимо выполнять с оборудованием в ТО-1, ТО-3, ТО-6, ТО-12.
5. После заполнения всех полей нажмите кнопку Создать в правом нижнем углу.
6. Откройте созданный регламент, перейдите в список оборудования, установите галочку напротив тех лифтов, которые необходимо добавить к регламенту, в правом нижнем углу нажмите кнопку Назначить регламент. Если для оборудования не указана дата последнего ТО - система предложит ее указать, можно задать одну дату сразу для всех выбранных лифтов если это справедливо для них или же указать для каждого лифта свою дату.
7. После указания дат если они требовались или подтверждения установки регламента оборудование будет добавлено к нему.

Один лифт или другое оборудование можно назначить только на один регламент. Вероятно наилучшей группировкой оборудования по регламентам будет Производитель, так как у каждого производителя, может быть свой набор требований к работам в рамках ТО.

Система пока не умеет различать какой тип ТО (например ТО-1 или ТО-3) необходимо провести конкретный день, поэтому пока что это лучше контролировать самостоятельно, а в описание регламента добавлять перечень для всех ТО. Это описание будет дублироваться в создаваемое Событие в помощь механику.

Завершение первичной настройки

Поздравляем, первичная настройка вашей компании в системе выполнена. Надеемся что в этот момент все ваши сотрудники уже приняли приглашение и вы можете начинать работу.

Далее вам и остальным сотрудникам компании необходимо разобраться с вопросами: Как регистрировать Обращения? Как создавать на основе Обращений Заявки? Как выдавать Задания исполнителям по зарегистрированным Заявкам? Как контролировать выполнение заданий и закрывать Заявки? Ответы на все эти вопросы вы сможете найти в сокращенной инструкции Процесс обслуживания и ремонта лифта в ЦАРТ